1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est X FORMA (X-FORMA), 1 rue de Stockholm, 75008 Paris. Pour toute question relative à vos données : contact@x-forma.fr. X FORMA n'a pas désigné de délégué à la protection des données ; le dirigeant est votre interlocuteur.
2. Données collectées
Visiteurs du site et demandes (devis, contact, intérêt CPF)
Lorsque vous remplissez un formulaire, nous collectons les informations que vous saisissez : identité (nom, prénom), société et SIRET le cas échéant, fonction, effectif, coordonnées (email, téléphone), formation concernée, période souhaitée et message. Le site ne dépose aucun cookie publicitaire ni traceur tiers ; l'hébergeur conserve des journaux techniques (adresse IP, horodatage) à des fins de sécurité.
Clients (entreprises) et utilisateurs de l'espace client
Pour établir et exécuter les conventions de formation : raison sociale, SIRET, adresse, convention collective et OPCO, identité et coordonnées des contacts et du signataire, identifiants de connexion à l'espace client, journal des actions réalisées dans cet espace.
Stagiaires
Identité, email, téléphone et poste des stagiaires inscrits (transmis par l'employeur ou par le stagiaire), feuilles d'émargement (signatures, horodatage, adresse IP pour la signature en ligne), résultats des évaluations des acquis, réponses aux évaluations de satisfaction, attestations et certificats. Lorsqu'un stagiaire nous signale une situation de handicap ou un besoin d'aménagement, cette information est traitée de manière strictement confidentielle, par le référent handicap uniquement, et n'est utilisée que pour organiser les adaptations nécessaires.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Répondre à une demande de devis ou de contact | Mesures précontractuelles à votre demande ; consentement pour la liste « être prévenu (CPF) » |
| Établir et exécuter la convention de formation, organiser et suivre la formation | Exécution du contrat |
| Constituer et transmettre les justificatifs de réalisation (émargements, certificats) au financeur | Obligations légales (Code du travail) et exécution du contrat |
| Facturation, comptabilité, facturation électronique | Obligations légales |
| Évaluations de satisfaction, amélioration continue, réponse aux réclamations | Intérêt légitime (démarche qualité Qualiopi) |
| Adapter la formation à une situation de handicap | Consentement explicite du stagiaire |
| Sécurité de l'espace client, prévention du spam | Intérêt légitime |
Nous n'effectuons ni prospection automatisée, ni profilage, ni revente de données.
4. Destinataires
Vos données sont accessibles à l'équipe de X FORMA et, dans la limite de ce qui est nécessaire, à :
- votre OPCO ou tout autre financeur, qui reçoit les pièces du dossier de prise en charge (convention, programme, émargements, certificat de réalisation, facture) ;
- les formateurs intervenant sur votre session (liste des stagiaires, besoins d'aménagement strictement nécessaires) ;
- nos sous-traitants techniques : hébergement du site (Vercel), base de données et stockage des documents (Supabase, hébergé dans l'Union européenne), envoi d'emails transactionnels (Resend), signature électronique des conventions (Yousign). Chacun est lié par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.
Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
5. Durées de conservation
- Demandes de devis et de contact sans suite : 3 ans à compter du dernier échange.
- Liste « être prévenu de l'ouverture du CPF » : jusqu'à l'envoi de l'information, et au plus 3 ans.
- Dossiers de formation (convention, émargements, certificats, évaluations) : durée légale de conservation des justificatifs auprès des financeurs et des autorités de contrôle, soit 3 ans minimum, portée à 10 ans pour les pièces comptables (factures).
- Comptes de l'espace client : durée de la relation contractuelle, puis 3 ans.
- Journaux techniques de l'hébergeur : 12 mois au plus.
6. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Pour l'exercer, écrivez à contact@x-forma.fr en précisant votre demande ; nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Les stagiaires exercent leurs droits directement auprès de X FORMA, sans passer par leur employeur. Certaines données ne peuvent toutefois être effacées avant l'expiration des durées légales de conservation (justificatifs de réalisation, factures).
7. Sécurité
Les données sont transmises chiffrées (HTTPS), stockées sur des infrastructures sécurisées, protégées par des accès nominatifs et journalisés. Les documents de formation sont stockés dans un espace privé, accessibles uniquement aux personnes autorisées (équipe X-FORMA, contacts de l'entreprise cliente pour leurs propres dossiers).
8. Cookies
Le site vitrine ne dépose aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité. La connexion à l'espace client dépose un cookie de session strictement nécessaire au fonctionnement du service, supprimé à la déconnexion ou à l'expiration de la session. Aucun consentement n'est donc requis.
9. Modifications
Cette politique peut être mise à jour pour suivre l'évolution de nos services ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de page.